Что не так со списками дел: почему они не работают — и как это исправить?

На самом деле списки, конечно, работают. Правда, частично. И это имеет негативные последствия.

Исследования показывают, что в среднем:
 — 40% пунктов в списках дел никогда не выполняются;
 — 50% пунктов в списках дел выполняются в течение одного дня, главным образом в первый час после составления;
— остаются 10%, которые «висят» какое-то время.

Разберемся, почему так происходит.

«Делом» в списке может быть и пожелание/мечта, и четкая задача. Задача может занимать как минуты, так и много часов работы. Мозг выбирает вначале самое легкое. Либо вы делаете все подряд и застреваете надолго на сложном деле. Из-за этого остальное сдвигается и переносится на завтра.
В итоге часто «висят» годами такие дела, как:
— сделать семейный альбом за 2019-й год;
— пройти диспансеризацию.

Но это не самое плохое.

Перечень невыполненных задач служит постоянным мучительным напоминанием о том, как много вам нужно сделать. Мы чувствуем себя перегруженными и подавленными. А вечером не можем заснуть, так как мозг перебирает дела.

Эффект Зейгарник: незавершенные действия запоминаются человеком лучше, чем завершенные, и могут вызвать навязчивые неконтролируемые мысли.

Многие люди манипулируют энергией. Чтобы успеть побольше, начинают экономить на сне и физической активности, накачиваться кофеином, перекусывать на ходу. Даже встречаются советы: «носить одно и то же, есть одно и то же, чтобы экономить время». Эти «методы» дают лишь краткосрочный эффект. А в долгосроке в жертву приносится здоровье.

Что же делать?

1. Не экономьте на сне, спорте и качественном питании — это сделает вас устойчивее к стрессу.
2. Составляйте ежедневные планы с привязкой задач ко времени (например, 9:00–9:45, 10:00–10:15 и т. п.) Именно планы, а не просто списки.
3. Старайтесь придерживаться графика — как по времени, так и по конкретным делам. Все новые запросы отправляйте на другие дни. Не нарушать планы (как свои, так и чужие) — полезная привычка.
4. Определите время своей наивысшей эффективности. Например, пик с 9:00 до 11:30. Резервируйте его под самые важные (в том числе неприятные, так называемые «лягушки») и ударные задачи.
5. Выделите блоки «буферного времени». 30-90 мин. в день вам пригодятся как резерв.
6. Объедините повторяющиеся виды деятельности и выделите для них отдельное время (почта, соцсети, новости).
7. На планирование также уходит время. Поэтому сверхзанятые люди нанимают секретарей или личных ассистентов, которые согласуют для них график.
8. Список дел, которые не входят в план дня, должен быть минимальным, обозримым, чтобы вы легко им оперировали и распределяли дела в свободные слоты графика.
9. Когда список оправдан? Когда это отдельный вид деятельности. Например, список книг к прочтению. Обращаемся к нему тогда, когда у нас выделено на это время.

Итак, теперь вы понимаете, почему традиционный список дел не работает. Задачи, внесенные в него, могут остаться там навсегда. Что в конечном итоге приведет к стрессу и выгоранию.

Что почитать?
Брайан Моран. «12 недель в году».
Кевин Круз. «15 секретов управления временем».
Крис Бэйли. «Мой продуктивный год».

Telegram-канал экономиста Евгения Когана bitkogan